Primero el RPO, después el calendario
El RPO responde a una sola pregunta de negocio: ¿cuánta información puede perder la empresa sin que eso se vuelva un problema real? La respuesta se mide en tiempo. Un RPO de 24 horas significa que, tras un incidente, la empresa acepta volver al estado de ayer y rehacer un día de trabajo; uno de una hora, que no acepta perder más de una hora de capturas o de pedidos.
El RPO define directamente la frecuencia: si el RPO de un sistema es de cuatro horas, su respaldo no puede ejecutarse una vez al día. Su acompañante es el RTO, el tiempo objetivo de recuperación, que mide cuánto puede tardar la empresa en volver a operar antes de que el paro duela de verdad. El RPO es información perdida; el RTO es tiempo detenido. Son dos decisiones distintas, de riesgo y de costo, y no se fijan en el área de sistemas: las fija quien responde por la operación.
Cómo decidirlo sin convertirlo en un proyecto
- Lista los sistemas con los que la empresa opera, factura y cobra. Si la lista pasa de diez o doce renglones, estás incluyendo herramientas, no sistemas.
- Pregunta a su responsable: si hoy perdiéramos el trabajo de las últimas horas, ¿qué habría que rehacer y cuántas horas de gente costaría?
- Traduce cada respuesta a un número de horas: una, cuatro, ocho, veinticuatro. Es precisión suficiente para decidir.
- Ordena los sistemas por ese número. Los de arriba justifican protección continua o cada hora; los de abajo, un respaldo diario.
- Escríbelo. Un RPO que no está por escrito no se puede auditar, ni reclamar a un proveedor, ni defender después de un incidente.
Frecuencias que se sostienen en una empresa mediana
- Microsoft 365 (correo, OneDrive, SharePoint, Teams): la plataforma replica entre sus centros de datos, pero eso no protege de un borrado, de una cuenta comprometida ni de un cifrado sincronizado. Respaldo diario con retención propia fuera del tenant.
- Bases de datos y sistemas de línea de negocio (ERP, facturación, CRM): completo diario más copia del registro de transacciones cada 15 minutos o cada hora. Ese registro es lo que permite volver a un punto intermedio del día y no sólo al cierre de anoche.
- Servidores de archivos: imagen completa diaria e incrementales durante la jornada, o protección continua si hay captura constante de documentos.
- Equipos de los usuarios: imagen diaria o cada pocos días. El objetivo aquí no es el archivo suelto, que debería vivir en OneDrive o SharePoint, sino devolver un equipo completo a producción sin reinstalar nada.
- Servidores virtuales: imagen diaria con incrementales, para levantar la máquina entera y no sólo sus datos. Una imagen restaura en minutos; reconstruir un servidor desde cero toma días.
Completos, incrementales y por qué importa la diferencia
Un respaldo completo copia todo el conjunto cada vez: ocupa más espacio y tarda más, pero se restaura sin depender de nada. Un incremental copia sólo lo que cambió desde la copia anterior, y por eso permite frecuencias altas sin afectar el desempeño durante la jornada.
El esquema habitual combina los dos: un completo semanal o mensual e incrementales el resto del tiempo. Las plataformas actuales, Acronis Cyber Protect entre ellas, hacen un completo inicial y después copian sólo los bloques modificados, de modo que la frecuencia alta deja de exigir una ventana nocturna.
La contrapartida es que un incremental depende de los anteriores: si un eslabón se corrompe, las copias posteriores dejan de servir. Por eso la verificación automática de integridad no es un extra en este esquema, es la única forma de saber que la cadena entera sigue siendo restaurable.
Retención: cuánto tiempo se conserva cada copia
Frecuencia y retención se confunden constantemente y son dos cosas distintas. La frecuencia dice cada cuánto se crea una copia; la retención, cuánto tiempo se conserva antes de borrarse. Un esquema que respalda cada hora pero retiene siete días protege muy bien del error de ayer y nada del daño del mes pasado.
Importa porque un cifrado, un borrado malintencionado o la corrupción silenciosa de un archivo se descubren a veces semanas después: si el daño empezó hace diez días y la retención es de siete, todas las copias disponibles ya lo contienen. La retención define hasta dónde puede retroceder la empresa.
- Operativa: copias diarias de 14 a 30 días. Cubre el caso frecuente, que es alguien sobrescribiendo o borrando algo y dándose cuenta tarde.
- Mediano plazo: una copia semanal conservada varios meses. Cubre el daño que tardó en notarse.
- Largo plazo: copias mensuales y anuales. Aquí ya no se responde a un riesgo técnico sino a una obligación: en México la contabilidad electrónica, los comprobantes fiscales digitales emitidos y recibidos y los soportes de las declaraciones deben conservarse y poder entregarse a la autoridad durante plazos que se cuentan en años. El plazo que aplica a cada documento lo confirma tu contador; a sistemas le toca garantizar que esas copias existan, sean legibles y se puedan localizar por periodo.
Respaldar seguido no sirve si la copia no restaura
La regla de referencia sigue siendo 3-2-1: tres copias, en dos tipos de medio distintos, con una fuera del sitio. La versión que se usa hoy frente al ransomware es 3-2-1-1-0: una de esas copias inmutable o aislada de la red, y cero errores en la verificación.
Ese cero es el punto que más se pasa por alto. Un trabajo que termina en estado correcto informa que el proceso corrió, no que la información sea recuperable: el archivo puede estar truncado, la cadena incremental rota, el sistema restaurado puede no arrancar. La única prueba válida es restaurar y abrir lo restaurado, en una fecha fija y dejando constancia del resultado.
En igeckoo configuramos el respaldo con Acronis Cyber Protect dentro de Flex Support 365: el calendario se define sistema por sistema según el RPO acordado, una copia queda fuera del sitio y la restauración se prueba de forma programada.