Exchange Online: el correo, pero administrado
Exchange Online es el servicio de correo y calendario. Más allá del buzón personal, da calendarios compartidos, listas de distribución, grupos y buzones compartidos para áreas como ventas o facturación: una dirección que varias personas atienden sin que nadie preste su contraseña y, mientras no se exceda su límite de almacenamiento, sin consumir una licencia de usuario.
También incluye las reglas de flujo de correo y el filtrado de spam y malware de Exchange Online Protection, que actúan antes de que el mensaje llegue al buzón. Esa capa existe en todos los planes; lo que cambia entre planes es cuánta protección adicional y cuánta visibilidad se obtiene sobre lo que fue bloqueado.
Teams: reuniones y, sobre todo, el lugar donde vive el trabajo
Teams suele entrar como sustituto de las videollamadas, pero su valor está en el chat persistente y en los canales por proyecto o por área: la conversación queda asociada al tema y no desaparece en la bandeja de alguien.
Un detalle que conviene entender desde el principio: los archivos que se suben a un canal de Teams no se guardan en Teams, se guardan en SharePoint. Teams es la interfaz; el almacenamiento, los permisos y el historial de versiones son de SharePoint. Por eso ordenar Teams y ordenar SharePoint son el mismo trabajo. La telefonía corporativa, en cambio, requiere una licencia adicional de Teams Phone y no está incluida en los planes base.
OneDrive y SharePoint: dos cosas distintas que se confunden
- OneDrive es el almacenamiento de cada persona. Sincroniza con el equipo, guarda versiones anteriores de cada archivo y permite compartir con enlaces controlados. Cuando alguien deja la empresa, su contenido puede delegarse a su jefe antes de eliminar la cuenta.
- SharePoint es el almacenamiento del equipo: bibliotecas por departamento o por proyecto, permisos por sitio, metadatos, intranet. Es donde deben estar los documentos que no son de una persona sino de la organización.
- La diferencia práctica: lo que está en OneDrive pertenece a un empleado y se va con él; lo que está en SharePoint pertenece a la empresa. Ésa es la decisión que casi nadie toma de forma explícita y que después cuesta trabajo deshacer.
Entra ID: la identidad es la pieza central
Entra ID, el servicio que antes se llamaba Azure AD, es el directorio de identidades detrás de todo lo demás. Cada usuario, cada grupo y cada permiso vive ahí. Es lo que permite que una sola credencial abra el correo, los archivos, Teams y, si se configura, también aplicaciones de terceros mediante inicio de sesión único.
De ahí salen igualmente la autenticación multifactor (MFA) y, en los planes que lo incluyen, el acceso condicional: reglas que evalúan quién inicia sesión, desde qué dispositivo y desde dónde antes de conceder el acceso. Quien controla la identidad controla todo lo demás, y por eso es el primer lugar que hay que configurar bien.
Seguridad y gestión de dispositivos, según el plan
Aquí es donde los planes se separan de verdad, y conviene elegir por capacidad y no por el nombre del plan:
Los planes de nivel básico y estándar cubren correo, Office y colaboración. El nivel Business Premium añade la administración de dispositivos con Intune, la protección de equipos con Defender for Business, el acceso condicional y las herramientas de protección de información. Es la diferencia entre tener las aplicaciones y poder exigir que un teléfono esté cifrado antes de leer el correo de la empresa.
Lo que Microsoft 365 no hace por ti
Dos aclaraciones que evitan sorpresas. La primera: Microsoft responde por la plataforma, no por el contenido. Las políticas de retención y la papelera ayudan a recuperar algo borrado hace poco, pero no son un respaldo con histórico ni con restauración granular; eso se resuelve con una solución de respaldo para Microsoft 365.
La segunda: la configuración de fábrica no es una configuración segura. Un tenant recién creado suele quedar con demasiadas cuentas de administrador global, con autenticación heredada habilitada, sin auditoría de buzones revisada y con la compartición externa abierta de más. Nada de eso se arregla solo.
En igeckoo configuramos y administramos Microsoft 365 como partner de Microsoft, con un costo fijo mensual y soporte en español desde Querétaro. El punto de partida habitual es una revisión del tenant: qué está licenciado, qué se está usando y qué está mal configurado.