Qué cubre Microsoft y qué no
- Microsoft cubre la infraestructura: centros de datos, redundancia entre regiones, disponibilidad del servicio, seguridad física, parches de la plataforma y protección contra la pérdida de datos causada por una falla de su propio hardware.
- El cliente cubre sus datos y sus configuraciones: quién tiene acceso, qué se borra, qué se comparte hacia afuera, cómo se recupera algo que se perdió hace cuatro meses y qué ocurre cuando una cuenta queda comprometida.
- Nadie cubre lo que no se planeó. Si el periodo de retención venció y no hay copia externa, el dato no existe: no hay un botón de soporte que lo traiga de vuelta.
Retención no es respaldo
Microsoft 365 tiene varios mecanismos que se parecen a un respaldo y no lo son. La papelera de Exchange Online recupera correo borrado durante un periodo limitado. La papelera de SharePoint y OneDrive tiene dos niveles y también caduca. El historial de versiones permite volver a una versión anterior de un archivo, siempre que el archivo siga existiendo. Las políticas de retención de Purview evitan la eliminación definitiva mientras están vigentes.
Todo eso es útil y hay que configurarlo. Pero son controles del mismo sistema donde viven los datos, pensados para errores recientes y para obligaciones de cumplimiento, no para reconstruir un estado anterior completo. Un respaldo verdadero es una copia independiente, con su propio histórico y su propio control de acceso, que se puede restaurar aunque el tenant original esté inaccesible o comprometido.
Los escenarios donde se nota la diferencia
- Borrado que se descubre tarde. Una carpeta de proyecto desaparece y nadie lo nota hasta el cierre del trimestre. Las papeleras ya vaciaron su plazo.
- Empleado que sale. Se elimina la licencia, el buzón y el OneDrive entran en un plazo de gracia y después se van. Si alguien pide ese correo un año más tarde, por una auditoría o un litigio, ya no está.
- Cuenta comprometida. Un atacante con credenciales válidas borra correo para ocultar el fraude, o crea reglas de reenvío. El sistema registra acciones legítimas de un usuario autenticado: no hay nada que revertir automáticamente.
- Ransomware en los equipos. Los archivos cifrados en la computadora se sincronizan cifrados a OneDrive y a SharePoint. El historial de versiones puede salvar el día si la ventana es corta y el volumen pequeño; no si son miles de archivos y se detecta días después.
- Error de administración. Una política de retención mal aplicada o una migración mal planeada eliminan contenido de forma masiva y conforme a las reglas que alguien configuró.
Qué debe cubrir un respaldo de Microsoft 365
Antes de comparar productos, conviene fijar el alcance. Un respaldo que sólo toma el correo deja fuera la mayor parte del contenido de trabajo.
- Exchange Online: buzones, carpetas, calendarios, contactos y buzones compartidos.
- OneDrive de cada usuario, incluidos los archivos que sólo existen en la nube.
- SharePoint: bibliotecas de documentos, listas, metadatos y permisos de sitio.
- Teams: los canales y sus archivos, que viven en SharePoint, y el chat en la medida en que la herramienta lo soporte.
- Retención definida por la empresa, no por la plataforma: cuánto tiempo se conserva y cuántos puntos de recuperación hay.
- Restauración granular: un solo correo, una carpeta o un sitio completo, a su ubicación original o a otra.
La parte que casi nadie hace: probar la restauración
Un respaldo que nunca se restauró es una suposición. La prueba no tiene que ser un simulacro grande: basta con restaurar un buzón y una biblioteca a una ubicación alterna cada cierto tiempo, cronometrar cuánto tardó y comprobar que el contenido abre, que los metadatos están y que los permisos quedaron bien.
De esa prueba salen los dos números que sí importan a dirección: cuánto tiempo puede estar detenida la operación y cuánta información se puede perder como máximo. Si nadie en la empresa puede responderlos, el plan de respaldo todavía no está terminado.
Cómo lo abordamos
En igeckoo implementamos respaldo de Microsoft 365 con Acronis, como partner de Acronis, y lo operamos de forma administrada: el respaldo se monitorea, se revisa que corra, y la restauración se prueba en lugar de asumirse. El alcance y la retención se definen con el cliente antes de activar nada, porque son decisiones de negocio y no de configuración.